Đó là nội dung chỉ đạo của UBND xã Tây Hồ tại Công văn số 689/UBND, ngày 23/4/2026 về việc thực hiện tạo lập dữ liệu điện tử liên quan đến chữ ký số trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; thực hiện quản lý và sử dụng lưu trữ tại lưu trữ hiện hành. UBND xã không tiếp nhận văn bản không có chữ ký số của các cơ quan, đơn vị gửi đến (trừ văn bản Bí mật nhà nước).
Ảnh minh họa
Công văn nêu rõ, đối với tạo lập dữ liệu điện tử; lãnh đạo, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tập trung triển khai ký số, đảm bảo thực hiện tỷ lệ đạt 100%. Chỉ đạo, phân công công chức, viên chức, người lao động phụ trách Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện quét và ký số đối với 100% văn bản đến bằng giấy (trừ văn bản chứa bí mật nhà nước). UBND xã đề nghị Công an, Ban Chỉ huy quân sự xã khẩn trương triển khai thực hiện tiếp nhận, ký số văn bản điện tử trên hệ thống theo đúng quy định (đối với việc tiếp nhận, chuyển văn bản nội bộ của UBND xã và tham mưu UBND xã ban hành các văn bản lãnh chỉ đạo, thực hiện thuộc ngành); bố trí, phân công cán bộ phụ trách tiếp nhận, chuyển văn bản đến UBND xã, nhằm hướng đến việc sử dụng chữ ký số đảm bảo đồng bộ, thông suốt, đạt tỷ lệ 100% của thành phố.
Đối với công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu tại lưu trữ hiện hành; các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc trường hợp nộp vào lưu trữ lịch sử. Tổ chức thực hiện các hoạt động xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
Cạnh đó, người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành tại cơ quan, đơn vị. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: Phục vụ độc giả đọc tài liệu lưu trữ, cấp bản sao tài liệu lưu trữ. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ hiện hành.