Trong đó, bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.
Có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý.
Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định pháp luật.
Trong kỷ nguyên số, việc chuyển đổi từ hình thức chứng thực truyền thống sang chứng thực điện tử không chỉ là xu thế tất yếu mà còn là bước tiến quan trọng trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính, hướng tới xây dựng nền hành chính dân chủ, hiện đại và chuyên nghiệp. Tại xã Tây Hồ, đây là một trong những giải pháp thiết thực nhằm phục vụ người dân nhanh chóng, thuận tiện và an toàn hơn.
Bản sao điện tử có chứng thực mang lại nhiều lợi ích nổi bật, giúp tháo gỡ điểm nghẽn trong hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, cụ thể:
Bản sao điện tử được chứng thực có thể lưu trữ trên điện thoại, máy tính hoặc gửi qua email, giúp người dân xuất trình mọi lúc, mọi nơi mà không cần mang theo giấy tờ gốc cồng kềnh.
Người dân không phải in ấn, photo nhiều lần. Mỗi bản sao điện tử có thể sử dụng lại cho nhiều thủ tục khác nhau, tiết kiệm thời gian, công sức, đặc biệt hữu ích trong các trường hợp cần hồ sơ gấp.
Bản sao điện tử có chứng thực được xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý và ngăn chặn tình trạng giả mạo giấy tờ, tăng cường độ tin cậy trong các giao dịch điện tử.
Việc lựa chọn chứng thực bản sao điện tử đang được khuyến khích bởi các cơ quan có thẩm quyền, Sở Tư pháp Đà Nẵng đã chỉ đạo quyết liệt tại Công văn số 497/UBND-STP của UBND thành phố Đà Nẵng về việc đẩy mạnh chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và số hóa, tái sử dụng dữ liệu.
Cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia như sau:
Bước 1: Cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, đăng nhập/đăng ký tài khoản, sau đó ấn chọn mục Dịch vụ công trực tuyến.
Bước 2: Sau đó, ở phần “Dịch vụ công nổi bật” chọn “Xem tất cả dịch vụ công nổi bật”
Bước 3: Tiếp theo, trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân lựa chọn. Người dân chọn tên thủ tục là “Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận”
Bước 4: Sau khi chọn được thủ tục thực hiện thì các cá nhân, tổ chức điền các thông tin mà phần mềm này yêu cầu:
Ở phần này sẽ hiện lên các thông tin yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực.các cá nhân, tổ chức đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan để thực hiện thủ tục chứng thực.
Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo yêu cầu thì các cá nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó phải ấn vào nút “Tiếp tục” để thực hiện thao tác.
Bước 5: Tiếp tục đính kèm lên các file giấy tờ cần chứng thực.
Bước 6: Thanh toán lệ phí và hoàn thành đăng ký.
Đối với các cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia và đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn thì sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của mình, vì vậy nhớ chú ý kiểm tra vào đúng lịch hẹn để nhận kết quả.
Sau khi nhận được kết quả thì các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.
Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.
Ủy ban nhân dân xã Tây Hồ khuyến khích người dân ưu tiên sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao điện tử. Quy trình thực hiện rất đơn giản: chỉ cần mang giấy tờ gốc và căn cước công dân đến Trung tâm phục vụ hành chính công xã Tây Hồ, cán bộ sẽ hỗ trợ chứng thực theo đúng quy định, giúp người dân nhận bản sao điện tử có giá trị pháp lý sử dụng ngay.
Việc lựa chọn chứng thực điện tử không chỉ mang lại lợi ích cho mỗi cá nhân mà còn là hành động thiết thực góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ.
UBND xã Tây Hồ kêu gọi toàn thể Nhân dân cùng chung tay thực hiện chuyển đổi số, đẩy mạnh sử dụng các dịch vụ công trực tuyến, góp phần xây dựng xã văn minh, hiện đại và thân thiện với người dân.