Với mục đích xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) ngành giáo dục kết nối, chia sẻ với CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành phục vụ cung cấp dịch vụ công trực tuyến liên quan đến Hồ sơ học tập của người học. Nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước, tạo sự minh bạch, chính xác, công bằng, giảm bớt áp lực hồ sơ, sổ sách hành chính đối với giáo viên, đơn giản hóa thủ tục thực hiện, tạo thuận lợi cho người học thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến học bạ. Đồng thời triển khai chính thức học bạ số đối với Giáo dục phổ thông và Giáo dục thường xuyên năm học 2025–2026; xác định rõ thẩm quyền trách nhiệm, mô hình quản lý, đảm bảo các quy định, điều kiện triển khai thực hiện Học bạ số đạt hiệu quả; Sở Giáo dục và Đào tạo (GD-ĐT) vừa hướng dẫn thực hiện Học bạ số đối với Giáo dục phổ thông và Giáo dục thường xuyên năm học 2025- 2026.
Học bạ số là học bạ được nhà trường được tạo lập, lưu trữ, quản lý và sử dụng trên môi trường số. Bao gồm thông tin về người học, quá trình học tập, rèn luyện theo các quy định hiện hành; Học bạ số có giá trị pháp lý tương đương học bạ giấy khi được ký số hoặc xác thực điện tử bởi người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và các văn bản pháp luật có liên quan.
Sở GD-ĐT hướng dẫn việc tạo lập Học bạ số. Theo đó, các cơ sở giáo dục thực hiện tạo lập Học bạ số theo quy định của Bộ GD-ĐT; định dạng dữ liệu Học bạ số đúng với quy định, bảo đảm thống nhất và đồng bộ với CSDL Học bạ số do Bộ GD-ĐT quản lý. Thông tin trong Học bạ số phải được tạo lập chính xác, kịp thời, phản ánh đúng kết quả học tập, rèn luyện và thông tin cá nhân của người học. Hiệu trưởng, giáo viên, nhân viên thực hiện ký số, xác nhận dữ liệu và chịu trách nhiệm về thông tin có trong Học bạ số theo quy định của pháp luật.
Cơ sở giáo dục ban hành quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Học bạ số, quy định rõ trách nhiệm của cá nhân, tổ chức và bộ phận cấu thành trong đơn vị. Dữ liệu Học bạ số được bảo mật, lưu trữ theo quy định của Bộ GD-ĐT; đồng bộ với CSDL Học bạ số do Bộ GD-ĐT quản lý sau khi kết thúc năm học. Sở GD-ĐT, UBND cấp xã chịu trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và giám sát việc thực hiện, bảo đảm an toàn và bảo mật dữ liệu Học bạ số tại các cơ sở giáo dục theo phân cấp quản lý.
Học bạ số được sử dụng thay thế cho học bạ giấy trong các hoạt động quản lý, đánh giá, xét lên lớp, xét tốt nghiệp, tuyển sinh và trong việc giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến học bạ. Dữ liệu Học bạ số được kết nối, chia sẻ với hệ thống CSDL của Bộ GD-ĐT, phục vụ công tác quản lý giáo dục tại các cơ quan quản lý giáo dục và hỗ trợ việc đổi mới phương pháp dạy học, kiểm tra, đánh giá tại các cơ sở giáo dục. Người học có thể tra cứu, khai thác thông tin trực tuyến qua ứng dụng VNeID hoặc hệ thống quản lý Học bạ số do Bộ GD-ĐT để thực hiện các thủ tục hành chính liên quan khi cần thiết.